Probablement hauràs sentit algun cop la paraula Kanban, ja que darrerament està guanyant popularitat en organitzacions d’arreu del món com una forma de fer més eficient la gestió de tasques buscant la millora contínua. Al voltant d’aquest concepte s’ha desenvolupat tota una metodologia, que cadascú pot adaptar com li calgui, per tal d’optimitzar els processos de treball propis.
La representació mínima d’un Kanban és un panell com el següent, on hem de situar les tasques pendents de fer, les que estem fent i les finalitzades. Cada tasca la representem en una targeta.
Per adaptar el Kanban al nostre projecte o procés, el primer que hem de fer és descriure les etapes que han de recórrer les targetes Kanban fins que arribem a finalitzar-les. La idea és que les targetes estan pendents d’execució fins que un recurs les pren i decideix incorporar-les al flux de treball, on comparteixen espai amb altres targetes i on es poden prioritzar, moure entre les etapes, fins que s’executen totes. Com per exemple:
Quins avantatges obtindràs utilitzant la metodologia Kanban?
Treballar seguint aquesta metodologia ens aporta un munt d’avantatges, com per exemple:
- Visualitzar el flux de treball de les tasques per part de tot l’equip amb una simple ullada.
- Plantejar fites assolibles limitant la quantitat de tasques en cada etapa del procés i evitar comprometre’ns massa en tasques que serem incapaços de finalitzar.
- Fer un seguiment del temps dedicat a executar una tasca a través del procés (temps de cicle).
- Visualitzar fàcilment indicadors clau en el panell mitjançant colors per identificar prioritats, etiquetes, dates límit, etc.
- Identificar els colls d’ampolla per eliminar tasques que no aporten valor per agilitzar el nostre procés.
Kanbanize i Flow-e: dues eines que t’ajudaran a gestionar Kanbans
En qualsevol procés en què apliquem la metodologia Kanban, per senzill que sigui, n’obtindrem un increment de rendiment. Per tant, imagineu que l’apliqueu a processos complexos! El benefici serà molt gran, però també se’ns complicarà la mateixa gestió del Kanban.
En aquests casos recomanem utilitzar alguna eina que ens ajudi a gestionar els Kanbans. Nosaltres, per exemple, hem aplicat recentment la metodologia Kanban en un projecte complex de fabricació i embotellament de productes fitosanitaris on hi ha:
- Un centenar de treballadors que hi interactuen.
- Desenes de productes diferents amb processos de fabricació diferents.
- Diferents panells de tasques que interactuen.
- Dependències entre tasques que limiten l’inici de l’execució d’algunes.
- L’actualització continuada de la planificació horària de les tasques.
- Visualitzacions específiques que s’adeqüen als perfils dels empleats.
I, tot plegat, multiplicat per les 5 línies diferents de fabricació i embotellament segons la tipologia del producte.
Perquè us en feu una idea, un dels panells té aquest aspecte:
Desenvolupem el projecte amb l’ajut del producte Kanbanize, una eina per gestionar múltiples panells Kanban que ens ha sorprès gratament des del primer moment i de la qual volem destacar:
- La simplicitat d’ús. Intuïtivament pots començar a treballar-hi tan bon punt en coneixes la metodologia.
- L’adequació als processos que es volen gestionar (comunicació, planificació, fabricació, logística, etc.).
- Una eina de cerca i de filtratge que ens permet obtenir diverses visualitzacions amb un únic panell.
- Les automatitzacions que es poden aconseguir dins de la mateixa eina de comportaments de targetes quan es detecten certes accions (p. ex., el pare passa a l’estat «en progrés» quan alguna de les filles passa al mateix estat «en progrés»).
- La integració de l’eina allà on cal a través de la seva API.
D’altra banda, si ets un enamorat de la metodologia Kanban, et recomanem que no deixis de provar el producte Flow-e, que aplica aquesta metodologia a la gestió de la safata d’entrada de la teva bústia de correu electrònic. Flow-e et permetrà gestionar els missatges de correu electrònic com a tasques, estructurar-los en columnes, agrupar-los, afegir dates límit d’entrega, definir colors per prioritats, delegar tasques a altres contactes, etc.
Segur que t’ajudarà a assolir el repte Inbox Zero sense que et descuidis de res.
