Com l’RPA pot ajudar a la continuïtat del negoci en temps de crisi

En situacions de crisi, com la que vivim actualment per la COVID-19, la prioritat de les organitzacions és garantir la salut i la seguretat de les persones. La manera de treballar de les empreses ha estat afectada disruptivament, però això no hauria de posar en risc els seus negocis, sempre que sàpiguen aprofitar totes les oportunitats que la tecnologia els ofereix per adaptar-se ràpidament a aquest canvi.

És justament en aquest escenari que l’RPA (robotic process automation) té més sentit, ja que ajuda a mantenir els negocis productius i connectats. Amb el desplegament d'una automatització de processos intel·ligent, les organitzacions podran oferir una resposta més ràpida i eficaç i podran incrementar la seva col·laboració mútua.

Aquesta col·laboració entre organitzacions facilita la utilització de la nostra intel·ligència col·lectiva i augmenta la nostra capacitat de resolució de problemes; gràcies a això, podrem respondre eficaçment als reptes, cosa que ens permetrà assegurar la salut humana global i l'estabilitat econòmica.

Per a què serveix l'RPA

L'ús de la robotic process automation (RPA) està directament relacionat amb el ús intel·ligent dels recursos. L’RPA permet alliberar les persones de tasques repetitives i operacionals perquè puguin concentrar-se en els objectius principals del seu negoci.

Inicialment, l’RPA ajuda en l'automatització de tasques rutinàries i estandarditzades, amb la qual cosa augmenta la productivitat i el valor amb menys inversió. Són els processos de captura i interpretació de dades per manipular-les, executar transaccions, accionar les respostes i comunicar amb altres sistemes els principals candidats a aquesta automatització.

Però l’RPA va més enllà dels processos repetitius. La incorporació de tecnologies d'intel·ligència artificial i processos cognitius (com ara el tractament del llenguatge natural, el machine learning, l’anàlisi d'imatges o els vídeos en temps real) produeix capacitats d’automatització que incrementen dràsticament el valor dels negocis i els avantatges competitius per als nostres clients, que els perceben d’aquesta manera.

Una plataforma RPA ofereix a les empreses l'escalabilitat necessària per mantenir-les competitives i les eines necessàries per mantenir-les actives.

També permet que, en temps de confinament, siguin els robots els que executin aquells processos que només poden ser iniciats des de dins de l'organització, físicament, de manera que les persones poden accedir als seus resultats i evitar possibles parades de servei.

Beneficis que aporta l'RPA

Com hem vist, gràcies a l’RPA, vam aconseguir transferir als robots les tasques més repetitives, monòtones i mancades de valor per als equips humans, de manera que vam alliberar aquests recursos per poder dur a terme tasques de més valor i rendibilitat econòmica.

A continuació, detallem els beneficis que es poden obtenir després de la implantació d'una plataforma d’RPA:

• Precisió i qualitat: els robots segueixen sempre els processos implementats en l'organització, són fiables i consistents, redueixen els errors i milloren la qualitat global de sistema.
• Consistència i traçabilitat: RPA és una tecnologia consolidada que proveeix de consistència i traçabilitat en l'execució dels processos.
• Seguretat: els processos RPA tenen únicament els permisos necessaris per executar-los i no accedeixen a informació a la qual no se'ls doni accés.
• Millora en la presa de decisions: tenir accés a dades precises, en el moment necessari i exempts d'errors millora la qualitat de l'anàlisi dels mateixos, i són una gran ajuda en la presa de decisions informades.
• Comunicació entre sistemes: RPA facilita la compartició de dades i la integració entre sistemes d'informació (interns o externs a l'organització), amb la qual cosa afavoreixen la integració de processos, sistemes i organitzacions.
• Versatilitat: la tecnologia RPA es pot aplicar a un gran nombre de sectors, cosa que permet l'automatització d'una àmplia gamma de tasques. Qualsevol procés que es basi en regles i pugui ser definit i repetible es transforma en un candidat ideal per a l’automatització.
• Escalabilitat: els processos RPA permeten adaptar-se fàcilment a la demanda, de manera que s’incrementa la capacitat de processament sense problemes ni costos significatius addicionals.
• No invasiu: RPA actua sobre les interfícies de les aplicacions (o sobre les API) mitjançant un procés no intrusiu, que no requereix modificar els sistemes sobre els quals opera.
• Aportació de valor: automatitzar tasques de poc valor afegit permet alliberar el recursos que s’hi ha esmerçat, cosa que permet treballar en d’altres que aporten més valor a l'organització i a la persona que les executa.
• Cost efectiu: l'ús d’RPA redueix els costos operacionals fins a 50 %. Els robots poden operar 24 hores al dia, 7 dies a la setmana. La recuperació de la inversió és ràpida, amb períodes de payback inferiors a un any.

Què automatitzen les empreses amb l’RPA?

RPA és una tecnologia l'àmbit d'aplicació de la qual és transversal a les organitzacions i es pot utilitzar per automatitzar els processos manuals de poc valor afegit, però també per dotar de més capacitats les aplicacions de negoci, sense oblidar l'automatització de la gestió dels mateixos sistemes i infraestructures IT.

Quins serveis RPA oferim als nostres clients?

A IThinkUPC creem solucions que ajuden les organitzacions a construir el seu futur i a ser més competitives millorant la vida dels seus clients i empleats.

En l'àmbit de l’RPA oferim serveis integrals que inclouen:

• Assessoria i consultoria per identificar i seleccionar els processos que cal automatitzar.
• Implantació de l'eina RPA i automatització dels processos.
• Capacitació del personal en la governança i l'operació dels processos RPA.

Com ho fem: la nostra metodologia d'implantació d'RPA

La clau de l'èxit dels nostres projectes d'implantació d’RPA es fonamenta en la nostra metodologia per identificar, prioritzar i seleccionar els processos candidats a l’automatització.

La nostra experiència en aquest àmbit ens ha permès identificar aquests aspectes importants que tenim sempre en compte en emprendre un procés d’adopció de tecnologia RPA:

• És recomanable començar amb casos quick-win. Es tracta de processos manuals que inclouen tasques repetitives, amb dades que s'introdueixen o processen sempre de la mateixa manera, sense que calgui gaire o gens intel·ligència humana.
• Com a regla general i per garantir el ROI, l'esforç de desenvolupament d'una solució RPA hauria de ser inferior a l'esforç anual del seu equivalent manual.
• L’RPA no substitueix els desenvolupaments IT, els complementa. S'ha de valorar en cada cas si és millor una solució RPA o un desenvolupament tradicional.
• Els projectes RPA són liderats des de l’àmbit de la IT, però necessiten una alta involucració de l’àmbit del negoci.
• El desenvolupament de processos en plataformes RPA és equivalent a un desenvolupament IT clàssic (amb gestió d'usuaris, loggins, traces, excepcions, alertes, etc.). No està pensat per a usuaris finals.
• La responsabilitat de l'execució dels robots correspon a l’àmbit del negoci; per tant, ha de conèixer l'execució i el resultat de les tasques robotitzades, de la mateixa manera que ho faria un treballador.

Quina eina implantem: Automate, la plataforma RPA de HelpSystems

Gràcies a la nostra aliança estratègica amb HelpSystems, tenim accés a la plataforma RPA més adequada per als nostres clients: Automate.

Helpsystems ofereix software i serveis de gestió d'IT per resoldre problemes empresarials, a través de solucions avançades i una àmplia expertesa. Compta amb més de 25 oficines, 770 empleats i més de 17.000 clients a tot el món.

Entre les seves solucions hi ha Automate, que és una plataforma d'automatització per als àmbits d’IT i negoci que permet crear, gestionar i executar tasques, de manera molt senzilla i eficaç, sense que calgui escriure codi.

Automate es diferencia d'altres solucions RPA del mercat per aquestes característiques:

• És una solució completa. Ofereix automatització en qualsevol àmbit de necessitats de l'empresa.
• És un pont entre els àmbits d’IT i negoci. És una plataforma habilitadora prou potent per a la IT, però intuïtiva per als usuaris empresarials.
• És ràpida a generar valor. Té més de 600 accions predefinides.
• Disposa d'una eina drag-and-drop.
• Disposa d'un dissenyador visual de workflows.
• Té un cost de llicència baix. Es llicencia com qualsevol altre programari, no com un treballador digital.
• Requereix poca formació.
• Té baixos costos d'escalat.