Cómo la RPA puede ayudar a la continuidad del negocio en tiempos de crisis

En situaciones de crisis, como la que estamos viviendo actualmente por la COVID-19, la prioridad de las organizaciones es garantizar la salud y la seguridad de las personas. La manera de trabajar de las empresas se ha visto afectada disruptivamente, pero ello no debería de poner en riesgo sus negocios, siempre que sepan aprovechar todas las oportunidades que la tecnología les ofrece para adaptarse rápidamente a este cambio.

Es justamente en este escenario en el que la RPA (robotic process automation) cobra mayor sentido, ya que ayuda a mantener los negocios productivos y conectados. Con el despliegue de una automatización de procesos inteligente, las organizaciones podrán ofrecer una respuesta más rápida y eficaz y podrán incrementar su colaboración mutua.

Esta colaboración entre organizaciones facilita la utilización de nuestra inteligencia colectiva y aumenta nuestra capacidad de resolución de problemas; gracias a ello, podemos responder eficazmente a los desafíos, lo que nos permitirá asegurar la salud humana global y la estabilidad económica.

Para qué sirve la RPA

El uso de la robotic process automation (RPA) está directamente relacionado con el uso inteligente de los recursos. La RPA permite liberar a las personas de tareas repetitivas y operacionales para que puedan concentrarse en los objetivos principales de su negocio.

Inicialmente, la RPA ayuda en la automatización de tareas rutinarias y estandarizadas, por lo que aumenta la productividad y el valor con una menor inversión. Son los procesos de captura e interpretación de datos para su manipulación, ejecución de transacciones, accionamiento de respuestas y comunicación con otros sistemas los principales candidatos a dicha automatización.

Pero la RPA va más allá de los procesos repetitivos. La incorporación de tecnologías de inteligencia artificial y procesos cognitivos (como el tratamiento del lenguaje natural, el machine learning, el análisis de imágenes o los videos en tiempo real) produce capacidades de automatización que incrementan drásticamente el valor de los negocios y las ventajas competitivas para, y percibidas por, nuestros clientes.

Una plataforma RPA ofrece a las empresas la escalabilidad necesaria para mantenerlas competitivas y las herramientas necesarias para mantenerlas activas.

También permite que, en tiempos de confinamiento, sean los robots los que ejecuten aquellos procesos que sólo pueden ser iniciados desde el interior de la organización, físicamente, de modo que las personas pueden acceder a los resultados de los mismos evitando posibles paradas de servicio.

Beneficios que aporta la RPA

Como hemos visto, gracias a la RPA, conseguimos transferir a los robots las tareas más repetitivas, monótonas y carentes de valor para los equipos humanos, con lo que liberamos estos recursos para poder realizar tareas de mayor valor y rentabilidad económica.

A continuación, detallamos los beneficios que pueden obtenerse tras la implantación de una plataforma de RPA:

• Precisión y calidad: Los robots siguen siempre los procesos implementados en la organización, son confiables y consistentes, reducen los errores y mejoran la calidad global del sistema.
• Consistencia y trazabilidad: RPA es una tecnología consolidada que provee de consistencia en la ejecución de los procesos, así como la trazabilidad de los mismos.
• Seguridad: Los procesos RPA tienen únicamente los permisos necesarios para su ejecución y no acceden a información a la que no se les dé acceso.
• Mejora en la toma de decisiones: Tener acceso a datos precisos, en el momento necesario y exentos de errores mejora la calidad del análisis de los mismos, por lo que son de gran ayuda en la toma de decisiones informadas.
• Comunicación entre sistemas: RPA facilita la compartición de datos y la integración entre sistemas de información (internos o externos a la organización), con lo que favorecen a la integración de procesos, sistemas y organizaciones.
• Versatilidad: La tecnología RPA puede aplicarse a multitud de sectores, lo que permite la automatización de una amplia gama de tareas. Cualquier proceso que se base en reglas, pueda ser definido y sea repetible se transforma en un candidato ideal para la automatización.
• Escalabilidad: Los procesos RPA permiten adaptarse fácilmente a la demanda, con lo que se incrementa la capacidad de procesamiento sin problemas ni costes significativos adicionales.
• No invasivo: RPA actúa sobre las interfaces de las aplicaciones (o sobre las API) mediante un proceso no intrusivo, que no requiere la modificación de los sistemas sobre los que opera.
• Aportación de valor: Automatizar tareas repetitivas, de poco valor añadido, permite liberar aquellos recursos empleados en ellas, por lo que se podrá trabajar en otras que aporten más valor a la organización y a la persona que las ejecute.
• Costo efectivo: El uso de RPA reduce los costos operacionales en hasta un 50 %. Los robots pueden operar 24 horas al día, 7 días a la semana. La recuperación de la inversión es rápida, con períodos de payback inferiores a un año.

¿Qué automatizan las empresas con RPA?

RPA es una tecnología cuyo ámbito de aplicación es transversal a las organizaciones y puede ser utilizada para automatizar aquellos procesos manuales de poco valor añadido, pero también para dotar de mayores capacidades a las aplicaciones de negocio, sin olvidar la automatización de la gestión de los propios sistemas e infraestructuras IT.

¿Qué servicios RPA ofrecemos a nuestros clientes?

En IThinkUPC creamos soluciones que ayudan a las organizaciones a construir su futuro y a ser más competitivas mejorando la vida de sus clientes y empleados.

En el ámbito de la RPA ofrecemos servicios integrales que incluyen:

• Asesoría y consultoría para la identificación y selección de los procesos a automatizar.
• Implantación de la herramienta RPA y automatización de los procesos.
• Capacitación del personal en la gobernanza y la operación de los procesos RPA.

Cómo lo hacemos: nuestra metodología de implantación de RPA

La clave del éxito de nuestros proyectos de implantación de RPA se fundamenta en nuestra metodología para identificar, priorizar y seleccionar los procesos candidatos a la automatización.

Nuestra experiencia en este ámbito nos ha permitido identificar estos aspectos importantes que tenemos siempre en cuenta al emprender un proceso de adopción de tecnología RPA:

• Es recomendable empezar con casos quick-win. Se trata de aquellos procesos manuales que incluyen tareas repetitivas, con datos que se introducen o procesan siempre de la misma forma, con poca o nula necesidad de inteligencia humana.
• Como regla general y para garantizar el ROI, el esfuerzo de desarrollo de una solución RPA debería ser menor al esfuerzo anual de su equivalente manual.
• La RPA no sustituye a los desarrollos IT, los complementa. Se debe valorar en cada caso si es mejor una solución RPA o un desarrollo tradicional.
• Los proyectos RPA son liderados desde el ámbito de IT, pero necesitan una alta involucración del ámbito de negocio.
• El desarrollo de procesos en plataformas RPA es equivalente a un desarrollo IT clásico (con gestión de usuarios, loggins, trazas, excepciones, alertas, etc.). No está pensado para usuarios finales.
• La responsabilidad de la ejecución de los robots corresponde al ámbito del negocio; por lo tanto, debe conocer la ejecución y el resultado de las tareas robotizadas, de la misma forma que lo haría un trabajador.

Qué herramienta implantamos: Automate, la plataforma RPA de HelpSystems

Gracias a nuestra alianza estratégica con HelpSystems, tenemos acceso a la plataforma RPA más adecuada para nuestros clientes: Automate.

Helpsystems ofrece software y servicios de gestión de IT para resolver problemas empresariales, a través de soluciones avanzadas y  una amplia expertise. Cuenta con más de 25 oficinas 770 empleados y más de 17.000 clientes a escala mundial.

Entre sus soluciones se encuentra Automate, que es una plataforma de automatización para los ámbitos de IT y nNegocio que permite crear, gestionar y ejecutar tareas, de forma muy sencilla y eficaz, sin la necesidad de escribir código.

Automate se diferencia de otras soluciones RPA del mercado por tener estas características:

• Es una solución completa. Ofrece automatización en cualquier ámbito de necesidades de la empresa.
• Es un puente entre los ámbitos de IT y negocio. Es una plataforma habilitadora lo suficientemente potente para la IT, pero intuitiva para los usuarios empresariales.
• Es rápida en la generación de valor. Tiene más de 600 acciones predefinidas.
• Dispone de una herramienta drag-and-drop.
• Dispone de un diseñador visual de workflows.
• Tiene un bajo coste de licenciamiento. Se licencia como cualquier otro software, no como un trabajador digital.
• Requiere una baja necesidad de formación.
• Tiene bajos costes de escalado.