Probablemente habrás oído alguna vez la palabra Kanban, ya que últimamente está ganando popularidad en organizaciones de todo el mundo como una forma de conseguir una gestión más eficiente de tareas buscando la mejora continua. En torno a este concepto se ha desarrollado toda una metodología, que cada uno puede adaptar según sus necesidades, a fin de optimizar los propios procesos de trabajo.
La representación mínima de un Kanban es un panel como el siguiente, donde deberemos situar las tareas pendientes de realizar, las que estemos realizando y las finalizadas. Cada tarea estará representada en una tarjeta.
Para adaptar el Kanban a nuestro proyecto o proceso, en primer lugar describiremos las etapas que deben recorrer nuestras tarjetas Kanban hasta llegar a su finalización. La idea es que las tarjetas estén pendientes de ejecución hasta que un recurso las tome y decida incorporarla al flujo de trabajo, donde compartirán espacio con otras tarjetas y donde se podrán priorizar, mover entre etapas, hasta que hayan sido ejecutadas en su totalidad. Como por ejemplo:
¿Qué ventajas obtendrás utilizando la metodología Kanban?
Trabajar siguiendo esta metodología nos aporta múltiples ventajas, como por ejemplo:
- Visualizar el flujo de trabajo de las tareas por parte de todo el equipo con un único vistazo.
- Plantear objetivos alcanzables limitando la cantidad de tareas en cada etapa del proceso y evitar un exceso de compromisos en tareas que seremos incapaces de finalizar.
- Realizar un seguimiento del tiempo dedicado a ejecutar una tarea a través del proceso (tiempo de ciclo).
- Visualizar fácilmente indicadores clave en el panel usando colores para identificar prioridades, etiquetas, fechas límite, etc.
- Identificar los cuellos de botella para eliminar tareas que no aportan valor para agilizar nuestro proceso.
Kanbanize i Flow-e: dos herramientas que te ayudarán a gestionar Kanbans
En cualquier proceso en el que apliquemos la metodología Kanban, por sencillo que sea, obtendremos un incremento de rendimiento. Por lo tanto, ¡imaginad que lo aplicáis a procesos complejos! Su beneficio será enorme, pero también se nos complicará la propia gestión del Kanban.
En estos casos recomendamos utilizar alguna herramienta que ayude a dicha gestión. Nosotros, por ejemplo, hemos aplicado recientemente la metodología Kanban a un proyecto complejo de fabricación y embotellado de productos fitosanitarios donde hay:
- Un centenar de trabajadores que interactúan.
- Decenas de productos diferentes con distintos procesos de fabricación.
- Diferentes paneles de tareas que interactúan.
- Dependencias entre tareas que limitan el inicio de la ejecución de alguna de ellas.
- La actualización continua de la planificación horaria de las tareas.
- Visualizaciones específicas que se adecuan a los perfiles de los empleados.
Y, todo ello, multiplicado por 5 líneas de fabricación y embotellado distintas según la tipología del producto.
Para que os hagáis una idea, uno de los paneles tiene este aspecto:
Estamos desarrollando el proyecto con la ayuda del producto Kanbanize, una herramienta para gestionar múltiples paneles Kanban que nos sorprendió gratamente desde el primer momento y de la que queremos destacar:
- Su simplicidad de uso. Intuitivamente puedes empezar a trabajar tan solo conociendo esta metodología.
- Su adecuación a los procesos que se quieren gestionar (comunicación, planificación, fabricación, logística, etc.).
- Una herramienta de búsqueda y filtrado que nos permite con un único panel obtener varias visualizaciones.
- Las automatizaciones que pueden conseguirse dentro de la misma herramienta de comportamientos de tarjetas cuando se detectan ciertas acciones (p. ej., el padre pasa al estado «en progreso» cuando alguna de sus hijas pasa a ese mismo estado).
- La integración de la herramienta donde sea necesario mediante su API.
Por otra parte, si eres un enamorado de la metodología Kanban, te recomendamos que no dejes de probar el producto Flow-e, que aplica esta metodología a la gestión de la bandeja de entrada de tu buzón de correo electrónico. Flow-e te permitirá gestionar tus mensajes de correo electrónico como tareas, estructurarlos en columnas, agruparlos, añadir fechas límite de entrega, definir colores por prioridades, delegar tareas a otros contactos, etc.
Ten por seguro que te ayudará a alcanzar el reto Inbox Zero sin que te olvides de nada.
